Optymalizacja współpracy Wydawcy ze studiami DTP

Powody, dla których celowa jest optymalizacja

Z punktu widzenia wydawcy to, w jaki sposób studio DTP będzie dalej przetwarzać wyeksportowane materiały w standardzie XML, może się wydawać mało istotne. Jednak w praktyce okazuje się to ważne z co najmniej dwóch powodów:

  1. Wycena – prawidłowo przygotowane materiały, to lepszy punkt negocjacyjny, bo studio będzie poświęcało mniej czasu na swoje ulubione zajęcie, jakim jest doprowadzanie materiału źródłowego do postaci, by kwalifikowało się do dalszego przetwarzania.
  2. Zwrot – przynajmniej niektóre projekty będą zakładały zwrot całości lub części publikacji z powrotem do bazy danych. Lepiej przygotowane materiały będą wymagały mniejszej ingerencji manualnej w kod źródłowy, w związku z czym ryzyko błędu znacząco spada.

W generalnym ujęciu problem przygotowania materiałów można rozwiązać na trzy sposoby. W dzisiejszym materiale pokrótce omówimy każdy z nich tak, by pokazać, jak wygląda później praca studia od kuchni.

Po co w ogóle się męczyć?

Właściwe ułożenie współpracy z podmiotami zewnętrznymi tam, gdzie jest to niezbędne, w szczególności studiami DTP i autorami, przekłada się na bardziej skuteczny, szybszy i tańszy proces produkcji. Warto na cały proces spojrzeć nie tylko z punktu widzenia wydawnictwa, lecz samej treści, dla której każdy uczestnik jest równorzędnym partnerem w procesie jej przetwarzania. Odpowiednia współpraca i wzajemny szacunek do włożonej pracy, to niższe koszty, krótsze i pewniejsze terminy i szansa, by każdy projekt zakończył się sukcesem. Oczywiście business comes first, płatnikiem jest wydawnictwo. Jego potrzeby są najważniejsze, ale jeśli da się coś usprawnić i ułatwić komuś pracę, bez przerzucania jej na redakcję, to nie ma powodu, by tego nie zrobić.

Wspólna specyfikacja

Najszybszym sposobem zbudowania dobrych zasad współpracy ze studiami DTP jest stworzenie specyfikacji materiałów w postaci listy znaczników i standardowych makiet. Dzięki temu, studio może się przygotować do pracy zanim jeszcze otrzyma materiały, a później, w kolejnych publikacjach, opierać się na poprzednich makietach. To znacząco ogranicza czas niezbędny do przygotowania publikacji do pierwszej korekty, bo eliminuje długotrwały proces tworzenia i poprawiania makiety we współpracy z redaktorem technicznym.

W bardziej skomplikowanym środowisku, na przykład opartym o D4P (Dita 4 Publishers), takich specyfikacji można stworzyć właściwie dowolnie dużo i pracować z każdym studiem według którejś, wybranej. Z punktu widzenia wydawnictwa nie wprowadza to żadnych zmian ani dodatkowych kosztów, bo wszystkie publikacje są procesowane według identycznych procedur. Różnica występuje tylko na etapie ich eksportu do dalszej pracy w studiu graficznym. Dzięki temu wydawnictwo może bezkosztowo dopasować materiały do potrzeb i procedur konkretnego studia, co pozwala jeszcze skuteczniej negocjować jego wynagrodzenie.

Kluczowym elementem tego sposobu, jest włączenie studiów DTP w proces powstawania specyfikacji. Dzięki temu zespół zyskuje nowy punkt widzenia, który pozwoli z jednej strony zoptymalizować proces po stronie wydawcy, ale z drugiej co najmniej nie zaszkodzi studiom. Na przykład nadmierne komplikowanie eksportowanego kodu, właściwie pozbawione znaczenia z punktu widzenia wydawnictwa, może się okazać bardzo kłopotliwe, jeśli studio korzysta z narzędzi, które nie są w stanie obsłużyć bardzo dużych plików lub ich obsługa jest mało ergonomiczna. Np. InDesign wizualizuje strukturę w postaci listy i wielokrotnie zagnieżdżone elementy wymagają czasem kilkunastu kliknięć, żeby dostać się do tego jednego, który trzeba poprawić.

Otwarty system eksportu

Bardzo interesującym i bezobsługowym z punktu widzenia wydawnictwa sposobem, jest otwarty system eksportu. Studio DTP, wybrane do przetworzenia danej publikacji, otrzymuje do niej dostęp bezpośrednio w systemie i wprost z niego samo przygotowuje sobie materiały. Jedyne, co musi zrobić wydawnictwo, to przygotować instrukcję obsługi systemu i na przykład testowy projekt. Następnie materiały te udostępnia wszystkim studiom graficznym, z którymi współpracuje, żeby mogli przetestować różne narzędzia i metody eksportu, a także dopasować do nich swoje wewnętrzne procesy.

Zaletą tego systemu jest całkowite przerzucenie odpowiedzialności i pracy na studio graficzne – praca w wydawnictwie nie kończy się na przekazaniu materiałów do studia, lecz o krok wcześniej. Odpowiednio przygotowany system eksportów – i tak będący niezbędnym elementem systemu – pozwala na znaczące uelastycznienie eksportowanych materiałów tak, by idealnie pasowały do procesów poszczególnych studiów DTP. Wadą jest oczywiście niezbędna doza zaufania, bo każdy zdalny dostęp do treści wiąże się z pewnym ryzykiem. Można tym ryzykiem odpowiednio zarządzać, na przykład udzielając dostępu tylko czasowo i odpowiednio dbać o zabezpieczenia oprogramowania. Niemniej jednak nie da się go całkowicie wyeliminować.

Największą zaletą takiego systemu, zakładając, że został odpowiednio napisany, jest elastyczność. Praktycznie każde studio DTP znajdzie swoją metodę eksportu, który będzie najlepiej mu pasować. To pozwala wydawnictwu pracować z szeroką gamą dostawców, a większa konkurencja przekłada się na lepszą cenę.

Uproszczenie do maksimum

Trzecim, najbardziej wstecznym sposobem rozwiązania problemu eksportu, jest uproszczenie standardu materiałów do maksimum. Oznacza to, że wszystkie procesy wydawnictwa zakładają, że treści po przekazaniu do studia DTP, są stracone. Publikacja przygotowana do formatu PDF nigdy nie będzie mogła być wykorzystana do żadnego innego formatu, a treść wyeksportowana opuszcza bazę danych bezpowrotnie.

Oczywistą zaletą tego sposobu jest prostota całego procesu i praca w znanych i stosowanych od lat formatów. XML zostanie z reguły przetworzony na dokument .docx lub xHTML przed przekazaniem do studia. Konwersja wsteczna takich materiałów jest właściwie niemożliwa (albo w stu procentach ręczna – nie polecamy). Drugą zaletą jest to, że wydawnictwo ma możliwość współpracować z każdym studiem graficznym, również z tymi, które nie posiadają odpowiednich kompetencji, by pracować z jakąkolwiek formą języków znakowanych.

Wad tego sposobu jest wiele. Warto wymienić choćby fakt utrzymania starych, niewydajnych formatów jak .docx, konieczność wdrożenia dodatkowego systemu obsługi korekt, który zapewni spójność materiałów w bazie danych z formatem PDF czy brak możliwości optymalizacji powstawania kolejnych wydań. Zarchiwizowana pozycja jest permanentnie rozłączona z bazą danych i wymaga przejścia całej drogi eksportu, importu i stylowania przy tworzeniu kolejnego wydania.

Podsumowanie

Odpowiednia współpraca redakcji ze studiem DTP to jeden z kluczowych elementów procesu powstawania publikacji. Z reguły to właśnie na barki studia spadają wszystkie konsekwencje niedociągnięć zaistniałych w poprzednich etapach i walka o dowiezienie projektu do końca w terminie. Odpowiednie ułożenie procesu na etapie przekazywania materiałów do dalszej pracy, pozwala znacząco wyeliminować korekty, skrócić terminy i zmniejszyć koszty praktycznie każdego projektu. W związku z tym, że moduł eksportu i tak jest niezbędnym elementem systemu obsługi bazy danych XML, wzięcie pod uwagę wskazówek studiów DTP nie tylko nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami, lecz w efekcie przynosi ogromne oszczędności. Jak widać warto o nich pamiętać projektując i wdrażając taki system, bo w ostatecznym rozrachunku to i tak głównie studia DTP będą z modułu eksportu korzystać.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *