W czasach galopującego postępu tworzenia, przechowywania i odbierania treści warto zadać sobie pytanie o to, jak długo pozostają one żywe i dostępne. Warto też poszukać uniwersalnego źródła, z którego treści można czerpać jak najdłużej i publikować je w możliwie największej liczbie formatów.

W ciągu ostatnich dwóch dekad nastąpił zasadniczy postęp w zakresie przechowywania treści. Metody znakowania w języku GML stworzonego przez IBM w latach sześćdziesiątych ubiegłego wieku ewoluowały najpierw w SGML, a później HTML, XML i tuziny innych języków odpowiadających na wciąż rosnące potrzeby użytkowników. Wśród nich warto wyróżnić Adobe XML stworzony dla programu InDesign, w którym istnieje możliwość płynnego przechodzenia z XML do PDF, czy też zaawansowane języki pozwalające odbierać treść za pośrednictwem Internetu na wciąż to nowe sposoby.

Każda firma, niezależnie od prowadzonej działalności, zarządza treścią. Cyfryzacja dotknęła niemal wszystke pola działalności przedsiębiorstwa, w tym księgowość, kadry, obieg dokumentów czy marketing. Płynny przepływ informacji między poszczególnymi działami stał się ważnym czynnikiem optymalizacji funkcjonowania przedsiębiorstwa, a producenci oprogramowania prześcigają się w tworzeniu rozwiązań pozwalających na coraz skuteczniejsze i szybsze wykorzystywanie tej samej treści w wielu obszarach działania.

Prostym przykładem ilustrującym dzisiejsze potrzeby przedsiębiorstw jest postępowanie przetargowe. W założeniu wszystkie dokumenty, zapytania oraz elementy dodawane później (np. pytania konkurentów) powinny się jednocześnie ukazywać w tej samej formie w kilku mediach, np. w postaci papierowej w siedzibie firmy, dokumentacji dla działu przetargów, w postaci plików PDF oraz w postaci tekstu zamieszczonego bezpośrednio na stronie internetowej. Niezależne tworzenie każdej z tych treści wymaga nie tylko wiele pracy, ale przede wszystkim idealnej koordynacji i uwagi, by wszystkie materiały były identyczne. Wprowadzenie zmian w którymkolwiek z formatów rodzi potrzebę ich propagacji, czyli sprawdzenia i poprawienia wszystkich pozostałych formatów.

Standardowym sposobem przeprowadzenia takiej operacji byłoby stworzenie dokumentów za pośrednictwem oprogramowania biurowego, np. Microsoft Word, zapisanie ich do plików PDF i przesłanie treści do działu informatycznego w celu umieszczenia na stronie internetowej. Nowoczesne strony internetowe bazują na parze rozwiązań – kodzie xHTML, który określa, co oznaczają poszczególne elementy oraz arkuszu stylów CSS, który interpretuje ich wygląd graficzny na potrzeby przeglądarki internetowej. O ile dokument CSS jest gotowy i powszechnie obowiązujący dla wszystkich elementów strony internetowej, o tyle przygotowanie kodu xHTML z dokumentu Microsoft Word jest procesem czasochłonnym, ręcznym i podatnym na błędy. Prawdziwe problemy zaczynają się później, kiedy do treści trzeba wprowadzić poprawki. Można stworzyć kod od zera, albo ręcznie przepisać poprawki do odpowiednich plików… oczywiście o ile da się je wyszukać.

Firmy profesjonalnie zajmujące się tworzeniem, obróbką i sprzedażą treści są narażone na wielokrotnie większe i bardziej złożone problemy. Przygotowanie podręcznika wraz z płytą, e-bookiem, treścią zamieszczoną na stronie internetowej i interaktywnym zeszytem ćwiczeń wymaga wielokrotnych konwersji formatów i utrzymywania nieskazitelnego porządku w wersjach, formatach i, archiwach. Każdy z tych formatów ma inną żywotność i podatność na zmiany. Wprowadzenie poprawek w zadaniach na stronie internetowej zajmuje chwilę i może zostać wykonane w każdym momencie. Wprowadzenie tych samych poprawek w wydrukowanym i sprzedanym egzemplarzu jest zwyczajnie niemożliwe.

Te i wiele innych, nowych wyzwań czeka na wydawców dziś i za każdym zakrętem w przewidywalnej przyszłości. Dlatego już dziś warto zacząć szukać rozwiązań pozwalających na uniwersalizację treści tak, by uniknąć problemów np. z konwersją porzuconych formatów czy unifikacją treści w różnych źródłach. Odkładanie tej decyzji wiąże się nierozerwalnie z rosnącym archiwum treści w formatach, które mogą się okazać w przyszłości niekompatybilne z wymaganiami klientów.

Wprowadzenie nowych formatów, szczególnie w specyficznej branży wydawniczej, wiąże się jednak z szeregiem problemów. Wdrażanie nowego oprogramowania, jeśli zasadniczo różni się od dotychczas stosowanego, generuje koszty i ryzyko konwersji treści do formatu, który może się zdezaktualizować lub podlega zbyt gwałtownym zmianom. Wybór nietypowego lub niszowego formatu może uzależnić odbiorcę od jednej firmy. Specyfika rynku wydawniczego i wymogów stojących przed zbiorami treści generowanych na potrzeby wydawnictw, właściwie eliminują całą gamę oprogramowania uniwersalnego. Na rynku pojawiają się jednak powoli rozwiązania dedykowane wydawcom. Jednym z nich jest XMLOGOS.

XMLOGOS został stworzony z myślą o rynku wydawniczym nie tylko ze względu na specyfikę jego działania, ale również model sprzedaży. Dzięki niemu możliwe jest skalowanie funkcjonalności i kosztów systemu do potrzeb odbiorców – zarówno dużych domów wydawniczych jak i małych wydawców oferujących kilka tytułów rocznie.

Głównym założeniem systemu XMLOGOS było oparcie go na możliwie uniwersalnym i otwartym języku – stąd wybór standardu XML. Tworzenie treści w tym formacie oznaczało dotychczas konieczność poznania elementów jego struktury i czasochłonnego przeszkolenia pracowników, by potrafili poprawnie znakować tworzone przez siebie treści. Dla większości autorów była to zapora nie do pokonania. By jego powszechne wykorzystanie stało się możliwe, stworzony został zrozumiały interfejs, który skutecznie oddzielił użytkownika od tworzonego przez niego kodu.

Podobnie jak większość nowoczesnego oprogramowania, XMLOGOS jest oferowane w postaci chmury, czyli oprogramowania sieciowego. Wszystkie tworzone treści są przechowywane na bieżąco w centralnym serwerze aplikacji, z którym użytkownicy łączą się za pośrednictwem przeglądarki internetowej, co pozwala odciążyć ich komputery. Wiąże się to jednak z ryzykiem przechowywania treści on-line. Twórcy na szczęście nie postawili całkowicie na „chmurę” umożliwiając instalację lokalną na wskazanym serwerze klienta, a także na obszerny panel administracyjny z możliwością tworzenia lokalnych kopii zapasowych w dowolnym momencie.

Treść tworzona w XMLOGOS powstaje w środowisku z podobnym interfejsem do znanego powszechnie Microsoft Word z dodatkowymi elementami pozwalającymi na wzbogacanie treści o metadane. Każdy fragment tekstu oznacza się tzw. polami, które definiują przeznaczenie danej treści. Polem może być zatem tytuł, lead, tabela historyczna, wykres czy wzór matematyczny. Pola pochodzą z centralnego zbioru, przez co wszystkie treści zawierają się w jednym, uniwersalnym zestawie styli. Co ciekawe twórcy nie zagłębiali się w problem późniejszej wizualizacji, dzięki czemu twórca ma absolutną dowolność w wyborze oprogramowania na późniejszych etapach produkcyjnego przygotowania publikacji. Stworzona baza treści opiera się na powszechnie stosowanych językach i można ją wyeksportować do różnych standardów.

Kluczowym elementem tworzonych zbiorów jest możliwość ich eksportu zgodnego z wymogami poszczególnych formatów. Jako przykład można podać słownikową bazę haseł. Utworzenie kieszonkowego słownika tematycznego z dobrze przygotowanej bazy opiera się właściwie na kilku kliknięciach. Wystarczy podczas eksportu ograniczyć hasła do odpowiedniej kategorii, np. „sport” i wybrać najkrótszy wariant haseł. Z tego samego zbioru można chwilę później stworzyć znacznie szerszy, internetowy słownik o tematyce sportowej lub dowolnej innej, która została odpowiednio oznakowana podczas tworzenia bazy. Podobnych zastosowań można sobie wyobrazić wiele, np. interaktywny zestaw ćwiczeń do podręcznika akademickiego. W wersji drukowanej można pominąć np. podpowiedzi, klucz wyeksportować na końcu zbioru i ograniczyć liczbę pytań, a do wersji internetowej wyeksportować wszystkie, wraz z podpowiedziami i kluczem podłączonym do każdego pytania.

Eksport z XMLOGOS pozwala kształtować zbiór w tzw. strumieniach. Można zatem wyeksportować oznaczone elementy w jednym strumieniu (np. tytuły i treść główną), a inne w drugim (np. ilustracje, podpisy i tabele). Nie ma wymogu eksportu wszystkich elementów, można więc pominąć te zbędne dla danego formatu. Ma to ułatwić zadania w późniejszym procesie produkcji, ograniczyć konieczność zmian w już wyeksportowanych zbiorach i ułatwić wczytanie ich z powrotem do bazy danych programu.

W rozumieniu XMLOGOS treść jest elementem plastycznym, odpowiadającym na zapytania czytelników. Każdy zbiór jest tylko przykładowym zestawieniem zawartości, ale przy zastosowaniu odpowiednich systemów czytelnik dostaje możliwość tworzenia własnych, unikalnych zbiorów złożonych i posegregowanych według jego preferencji. Komplet kodeksów prawnych może posłużyć odbiorcy jako podstawa stworzenia nowego zestawu artykułów o określonej tematyce. Fragmenty kilku kodeksów mogą trafić do nowego zbioru na podstawie kwerend czytelnika i w czasie rzeczywistym zostać zamienione na kompletny zbiór opatrzony wszystkimi niezbędnymi elementami – spisem treści, indeksem czy numeracją stron. Podobne działanie można sobie wyobrazić na niemal dowolnych zbiorach – podręcznikach, zbiorach opowiadań czy przepisach kulinarnych.

Trudno dziś przewidzieć sposób, w jaki odbiorca będzie za kilka lat konsumował treści. Trend wskazuje na coraz szersze wykorzystanie urządzeń przenośnych czyli treści wirtualnej. Wymogi stojące przed takimi zbiorami są coraz większe i wynikają z rosnących możliwości urządzeń. Sortowanie, kolekcjonowanie elementów różnych zbiorów czy zaawansowane wyszukiwanie to tylko niektóre z możliwości, które mają dziś do dyspozycji czytelnicy. Aby zbiór w pełni odpowiadał na te potrzeby, konieczne jest jego odpowiednie ustrukturyzowanie i uzbrojenie w zestaw metadanych. Jest niemal pewne, że wymogi stojące przed zbiorami treści będą rosnąć wraz ze wzrostem apetytów czytelników. Warto zatem już dzisiaj przemyśleć strategię tworzenia, archiwizowania i opracowywania treści tak, by w przyszłości móc te apetyty zaspokoić.